Workflow voor vergaderingen met de iPad

Evernote Dat de iPad een briljant apparaat is hoef ik je als lezer hopelijk niet meer te vertellen, want dat is het. Ik kan (en vooral WIL) niet meer zonder. Maar ik ben nog wel op zoek naar een goede manier om de iPad in vergaderingen te gebruiken. In deze blog vertel ik hoe ik het nu heb ingericht.

Mijn wensen zijn:

volledig papierloos, dus alles op de iPad en snel in te zien als een stuk ter sprake komt
mogelijkheid om aantekeningen in documenten te maken (voor of tijdens de vergadering)
mogelijkheid om snel losse aantekeningen te maken
mogelijkheid om snel to do’s te maken

De beste manier die ik tot nu toe heb gevonden werkt met de volgende drie apps:

Voordat ik te enthousiast klink: ik vind het nog niet alles, de manier die ik nu gebruik. Ik mis een makkelijke en vooral snelle app die alles goed samenbrengt. Maar voor nu werkt het met de middelen die ik heb (gevonden).

1. Notitie voor overleg aanmaken

Om tijdens de vergadering snel aantekeningen te kunnen maken heb ik mijzelf aangewend om de rondgestuurde agenda alvast in een Evernote-notitie te zetten. Dat betekent dat ik een nieuwe notitie maak (bij mij standaard met titel <jjjjmmdd naam overleg>, dus bijvoorbeeld 20110927 Teamoverleg) en daar de agenda in kopieer-en-plak vanuit het originele bestand. De opmaak gaat dan soms wel wat verloren, maar dat maakt mij niet uit, zolang het leesbaar blijft.

2. Documenten overzetten

Bestanden worden vaak via mail aangeleverd, meestal in doc(x)- of pdf-formaat. Annotaties maken in Word-bestanden lukt me niet in Goodreader en Quickoffice (die een sterke link heeft met Evernote). In Pages gaat het wel, maar dat is weer een stap verder en Pages gooit toch vaak echt de opmaak overhoop. Ik zet dus tegenwoordig alle binnenkomende Word-bestanden die naar de iPad moeten om in PDF. Even een extra stap, maar met later veel plezier. Thuis en op het werk gebruik ik verschillende manieren, omdat ik verschillende middelen (en rechten) beschikbaar heb.

Thuis: De bestanden die ik voor een vergadering nodig heb sla ik (even) lokaal op. Ik heb een WebDav-verbinding gelegd tussen mijn Mac en iPad, zoals op de site van Goodreader staat beschreven. In een mum van tijd kan ik zo via Wifi de bestanden overzetten. Via iTunes kan dit ook, maar dan moet je de bestanden op de iPad nog in de goede map zetten. Via de WebDav-verbinding kun je de mappen in Goodreader benaderen en zo de stukken direct in de goede map plaatsen.
Op het werk: De bestanden zitten vaak in een mail en anders mail ik ze naar mezelf. Ik benader op de iPad de webmail en open de bestanden stuk voor stuk in Goodreader, zodat ze daarin opgeslagen worden. Ik zet ze binnen Goodreader in de juiste map.

In Goodreader kan ik vervolgens in één handeling de links van alle bestanden in de map kopiëren naar het ‘klembord’ van de iPad.

3. Documenten koppelen

Terug naar Evernote, naar de notitie met de agenda. Ik plak de koppelingen uit Goodreader in één keer in de notitie, waarna ik ze door knip-en-plak steeds bij het juiste agendapunt zet. Ik doe deze stap overigens regelmatig op de computer, omdat dat toch sneller gaat dan op de iPad, maar het kan daarop ook. Soms zet ik voor de snelheid de documenten ook nog direct in Evernote bij de agendapunten. Op de iPad kun je namelijk razendsnel een document bekijken vanuit Evernote, terwijl wisselen naar Goodreader toch weer een paar seconden kost en dat kan in een vergadering (voor mezelf) best irritant zijn. De vertraging heeft er misschien mee te maken dat ik zowel op Evernote als op Goodreader allerlei beveiligingscodes heb.

4. Aantekeningen maken

Tijdens de vergadering maak ik steeds bij het betreffende agendapunt aantekeningen in mijn Evernote-notitie. Dit werkt prima, al twijfel ik nog steeds tussen spellingcontrole aan (want toch handig bij typefouten) en uit (want de spellingcontrole is soms ZO irritant!).

5. To do’s maken

Als de vergadering het toestaat qua snelheid wissel ik direct naar Remember the milk om mijn to do’s te maken. Door lijsten te gebruiken kan ik in een paar tellen een to do maken, voor mezelf of een ander (mijn ‘wachten op’-lijst). Daarover een andere keer meer. Gaat de bijeenkomst in turbo-tempo en betekent wisselen naar Remember the milk afleiding en vertraging die ik niet kan gebruiken, dan zet ik de to do’s tussen mijn notities. Ik heb mezelf daarbij de volgende notatiewijze aangewend:

@ notities rondmailen: dit wil zeggen dat ik zelf de actie ‘notities rondmailen’ heb

@collegax plan van aanpak project y at wed: dit is een item voor mijn ‘wachten op’-lijst: collega X moet volgende week woensdag blijkbaar een plan van aanpak inleveren. Hierbij gebruik ik de notatiewijze die Remember the milk gebruikt.

Als ik @-tjes in de notitie zet, dan voeg ik aan de notitie in Evernote de tag ‘nok’ (niet ok) toe, zodat ik weet dat ik de acties nog moet overzetten naar Remember the milk. Dit doe ik zoveel mogelijk direct na de vergadering, waarbij ik korte acties natuurlijk meteen kan uitvoeren. Als alle acties uitgevoerd en/of overgezet zijn, dan haal ik de tag ‘nok’ weg.

Klaar!

Suggesties voor verbetering in de workflow zijn natuurlijk welkom, liefst als reactie hieronder, zodat hopelijk ook anderen hiervan kunnen leren!