Dat de iPad een briljant apparaat is hoef ik je als lezer hopelijk niet meer te vertellen, want dat is het. Ik kan (en vooral WIL) niet meer zonder. Maar ik ben nog wel op zoek naar een goede manier om de iPad in vergaderingen te gebruiken. In deze blog vertel ik hoe ik het nu heb ingericht.
Mijn wensen zijn:
- volledig papierloos, dus alles op de iPad en snel in te zien als een stuk ter sprake komt
- mogelijkheid om aantekeningen in documenten te maken (voor of tijdens de vergadering)
- mogelijkheid om snel losse aantekeningen te maken
- mogelijkheid om snel to do’s te maken
1. Notitie voor overleg aanmaken
2. Documenten overzetten
- Thuis: De bestanden die ik voor een vergadering nodig heb sla ik (even) lokaal op. Ik heb een WebDav-verbinding gelegd tussen mijn Mac en iPad, zoals op de site van Goodreader staat beschreven. In een mum van tijd kan ik zo via Wifi de bestanden overzetten. Via iTunes kan dit ook, maar dan moet je de bestanden op de iPad nog in de goede map zetten. Via de WebDav-verbinding kun je de mappen in Goodreader benaderen en zo de stukken direct in de goede map plaatsen.
- Op het werk: De bestanden zitten vaak in een mail en anders mail ik ze naar mezelf. Ik benader op de iPad de webmail en open de bestanden stuk voor stuk in Goodreader, zodat ze daarin opgeslagen worden. Ik zet ze binnen Goodreader in de juiste map.
3. Documenten koppelen
Terug naar Evernote, naar de notitie met de agenda. Ik plak de koppelingen uit Goodreader in één keer in de notitie, waarna ik ze door knip-en-plak steeds bij het juiste agendapunt zet. Ik doe deze stap overigens regelmatig op de computer, omdat dat toch sneller gaat dan op de iPad, maar het kan daarop ook. Soms zet ik voor de snelheid de documenten ook nog direct in Evernote bij de agendapunten. Op de iPad kun je namelijk razendsnel een document bekijken vanuit Evernote, terwijl wisselen naar Goodreader toch weer een paar seconden kost en dat kan in een vergadering (voor mezelf) best irritant zijn. De vertraging heeft er misschien mee te maken dat ik zowel op Evernote als op Goodreader allerlei beveiligingscodes heb.
4. Aantekeningen maken
Tijdens de vergadering maak ik steeds bij het betreffende agendapunt aantekeningen in mijn Evernote-notitie. Dit werkt prima, al twijfel ik nog steeds tussen spellingcontrole aan (want toch handig bij typefouten) en uit (want de spellingcontrole is soms ZO irritant!).
5. To do’s maken
- @ notities rondmailen: dit wil zeggen dat ik zelf de actie ‘notities rondmailen’ heb
- @collegax plan van aanpak project y at wed: dit is een item voor mijn ‘wachten op’-lijst: collega X moet volgende week woensdag blijkbaar een plan van aanpak inleveren. Hierbij gebruik ik de notatiewijze die Remember the milk gebruikt.