Mijn besteding van deze vrije vrijdag lag grotendeels in het zoeken naar een geschikte manier om gescande documenten te taggen en terug te vinden op de Mac. Hierbij een kort verslag van een urenlange zoektocht. Met gelukkig een goed resultaat!
Eisen en wensen
Ik wil een lokale oplossing op mijn Mac om de gescande administratie via tags eenvoudig doorzoekbaar te maken. Lokaal, omdat niet álles van mij in de cloud hoeft te staan. Ik vind het geen probleem om na het scannen eerst in de Finder de bestandsnaam te wijzigen naar het formaat dat ik al lang gebruik: datum afzender/herkomst document (bijvoorbeeld 20120720 mediamarkt). Voor het scannen gebruik ik mijn oude, maar hele trouwe Canon Lide 50 die ik pas met wat pijn en moeite op Lion aan de praat heb gekregen, want de oorspronkelijke drivers zijn eigenlijk voor deze versie niet geschikt. Rechtstreeks scannen naar een programma is daarom sowieso te veel gevraagd. Ik wil eenvoudig zoekopdrachten kunnen samenstellen. De gescande PDF’s wil ik in het programma zelf kunnen bekijken. Ik kan via Canon CanoScan Toolbox rechtstreeks scannen naar PDF met tekstherkenning (OCR), waarbij ik meerdere pagina’s in één PDF kan zetten. Ideaal!
Apps
Na wat gegoogle had ik drie apps die aan de eisen leken te voldoen: Paperless, DevonTHINK en iDocument. Ik ben een trouwe Evernote-gebruiker, maar Evernote slaat notities (en daarmee bestanden) op in de eigen cloud en viel daarom al vooraf af. Dacht ik. Daarover later meer.
Paperless was mijn eerste poging en zag er eigenlijk direct goed uit. Ik kon meerdere typen documenten definiëren met eigen velden. De documenten kon ik opslaan in Collections, zodat Werk en Privé gescheiden kon worden. Het gebruik van Category en Subcategory kon ik niet plaatsen. Na het plaatsen en taggen van een paar documenten was ik op zich best tevreden, behalve over de voorvertoning. Die was echt compleet onleesbaar. Alsof het programma zelf een kleine versie van de scan maakt en deze weergeeft. Zeker een uur lang heb ik geprobeerd er wat beters van te maken, maar helaas. Einde Paperless.
Via AppStore € 23,99, via website Mariner proefversie beschikbaar
DevonTHINK (Personal) was poging twee. Relatief eenvoudig en daardoor lekker in gebruik. Geen aparte velden, maar alles via tags. Dat was even wennen, want hoe voorkom je een oerwoud van tags en zorg je toch dat een document goed terug te vinden is? DevonTHINK kan zelf een map in de gaten houden op nieuwe documenten, een groot pluspunt. De bestandsnamen in Finder en in DevonTHINK lopen gelijk, in mijn geval ook handig, omdat ik zoals gezegd datum en afzender daarin al meegeef. Lastig v0nd ik wel dat ik in de lijst met gescande documenten de tags niet direct kon zien. Dat betekende doorklikken, doorklikken. In eerste instantie leek de zoekfunctionaliteit erg beperkt, maar er bleek ook een Advanced Search te zijn. Ver weggestopt en eigenlijk best een beetje omslachtig. Voor de Pro-versie zijn plugins die dit moeten verbeteren. Twijfel, twijfel. Is dit ‘m?
Via AppStore € 39,99 (!), via website proefversie beschikbaar
iDocument was de derde in de rij. Via de AppStore is een Lite-versie beschikbaar die ik getest heb. Op zich was de functionaliteit goed, ook deze app werkt uitsluitend met tags. Maar net als Paperless vond ik bij iDocument de voorvertoning slecht leesbaar. Ik ben hier niet te lang op doorgegaan.
Via AppStore gratis Lite-versie, betaalde versie $ 49,99 (dollars!)
Standaard Finder- en Spotlight-functionaliteit
De relatieve eenvoud van DevonTHINK Personal bracht mij op het idee om me eens wat meer te verdiepen in de mogelijkheden van de Finder in combinatie met Spotlight. Bij een aantal scans voerde ik tags in bij Comments, die beschikbaar zijn via het info-venster van bestanden. Dat ging goed, maar het zoeken ging minder: een zoektocht op een eenvoudige tag als ‘uit’ leverde veel resultaten op, omdat ‘uit’ ook in de scans vaak als gewoon woord voorkomt. Dat bleek dus ook niet de oplossing. Ik maakte nog even een uitstapje naar OpenMeta, een standaard om metatags in te voeren, maar dat eindigde redelijk hopeloos met een blog waarin het einde van OpenMeta werd voorspeld. Terloops heb ik kennisgemaakt met Alfred en QuickSilver, twee ‘launchers’ die zouden kunnen helpen bij het zoeken naar bestanden. QuickSilver heeft het veld alweer moeten ruimen, ik had het geduld niet om deze tool te leren kennen. Alfred ga ik komende tijd verder onderzoeken. Al speurend keek ik ook nog naar een aantal apps gespecialiseerd in tagging, maar de prijs-functionaliteit-verhouding vond ik daar ver te zoeken. Zo’n twintig euro voor een app die soms niet veel meer doet dan een comment invoegen…
En nu?
Evernote! Bij elk probeersel bleef ik de functionaliteit en het gebruiksgemak vergelijken met Evernote, mijn trouwe notitiebak. Een helder ogenblik was voldoende: Evernote kan ook lokale notitieblokken maken, dus geen cloudopslag! Alle inmiddels opgedane frustratie was als sneeuw voor de zon verdwenen. Via een Automater-script kan ik vanuit het context-menu een bestand rechtstreeks in een Evernote-notitie zetten, ook meerdere bestanden in elk een eigen notitie in één keer. In Evernote heb ik een lijst tags in een tagfolder gezet die ik aan de scans kan toewijzen. Bijkomend voordeel: ik kan opmerkingen in de notitie bij het bestand zetten, waardoor ik de bestandsnaam niet hoef vol te stoppen met woorden waarop ik het document wil kunnen vinden. Zoeken in Evernote is geweldig. Als ik twee tags aanklik, dan interpreteert Evernote dit als een ‘en’-relatie. Dus ‘Marieke’ en ‘Uit’ levert alle documenten op mijn naam op die in de categorie ‘Uit’ vallen. Daarbinnen kan ik eventueel nog filteren via een zoekwoord.
Kortom: veel gezien, veel geleerd en uitgekomen bij iets wat ik al had 😉